学校法人河合塾様導入事例

年間270万人の模試業務を効率化
塾内最大規模プロジェクトで
3万件超のテストケースに対応
PMOとテストでご支援

業種サービス／教育／公共／ヘルスケア
企業規模1,001名以上～5,000名以下
導入サービス
負荷テスト（パフォーマンス改善）支援型PMOテスト計画テスト設計テスト実行

様々な業界の課題解決をPDFにまとめました

いくつかの導入事例をまとめたファイルをご用意しております。
今じっくり確認する時間が取れない方や後で確認したい方は是非ご利用ください。

Summary

全国規模の模擬試験を運営する学校法人河合塾様では、年間270万人が受験する模試の申し込み受付から、試験実施、成績返却までの業務を一連のデジタルフローでつなぐ業務改革に取り組まれてきました。SHIFTはPMOとテスト支援の立場から本プロジェクトを支援し、業務効率化と安定した品質確保をご支援。

年間270万人の受験を効率化する、模試業務の改革プロジェクト

今回のプロジェクトは具体的にどのようなものなのでしょうか？

学校法人河合塾学校教育サポート本部模試統括部担当部長：渡邉様（以下、渡邉様）

このプロジェクトは約5年前に始まり、当初は試験会場の品質向上が目的でした。
現在は、申し込み受付、試験実施、成績返却といった分断されていた業務を一連の流れに統合し、生徒一人ひとりの情報を適切に処理できるようにすることが目標です。

最初は内部の業務効率化が狙いだったのですね。

渡邉様

その通りです。業務のタイムラグを解消するための品質向上、いわば社内DXを目指しています。年間270万人が受験するサービスの「受験から成績返却まで」のリードタイムを、1か月かかっていたところを1週間でも短縮できないかと考えています。

大規模運用を支えるために不可欠だったシステム化

今回のプロジェクトの目的について教えてください。

渡邉様

本プロジェクトでは、「受験から成績返却までをよりスムーズにし、大規模運用でも安定した品質を保つこと」を目的としてきました。その実現手段として、業務全体のシステム化が必要だと考えています。

システム化が必要だった背景には、どのような課題がありましたか？

渡邉様

これまでは多くの作業が目視、つまり人的運用で行われていました。たとえば、受験生が書く受験届には誤りが多く、エラーチェックに時間がかかっていました。そこで、職人芸的な作業を排除し、一連の流れで処理するためにシステム化を進めることになりました。

「受け入れテストを甘く見てはいけない」
巨大システム開発に潜む、テスト体制の課題

渡邉様がこのプロジェクトに参画されたのは、開発が始まった段階だったそうですね。当時、どのような課題を感じましたか？

渡邉様

私がプロジェクトに参画した時点で、要件定義はすでに終了しており、次に必要なのは「受け入れテスト」でした。河合塾では主管部門が受け入れテストを行うルールがありますが、本プロジェクトはこれまでにない規模で、私たちだけで実施できるのか不安を感じていました。

現状の人数や期間、他業務との並行を考えると内製対応は難しいと判断し、上層部に相談のうえ、外部へテストを依頼できるようルール変更の準備を進めていました。
そうしたタイミングでSHIFTさんからテストのご提案をいただき、非常に受け入れやすかったと感じています。

決め手は「人」への信頼。価格以上の価値を感じさせたSHIFTの提案力と伴走姿勢

SHIFTのことは以前からご存知でしたか？

渡邉様

はい。以前の部署で開発した商品のテストをSHIFTさんにお願いしていたので、「テストを行う会社がある」と認識は持っていました。そして今回のプロジェクトで、関係会社がPMOとしてSHIFTさんを導入していると聞き、「手広くやっているな」と思いました。

すでにPMOとして関わっていたSHIFTのメンバーへの信頼が、相談のきっかけになったのですね。

渡邉様

その通りです。PMOの方々や担当営業への信頼感があり、大山さんを通じて頼めば何とかしてくれるという安心感がありました。

「内部で受け入れテストは厳しい」
3万ケースの見積もりが課題を可視化

受け入れテストは具体的にどれくらいの規模でしたか？

SHIFT営業大山

我々が支援させていただいたテストは、3万ケースという想定規模でした。

それを内部の皆さんでやろうとしていたのですね。大変さをどう伝えましたか？

SHIFT営業大山

PMメンバーからも「内部だけで進めるのは難しい」という声が上がっており、担当営業である私からも「本当に対応可能でしょうか？」と率直にお伺いしました。そこで、テストのプロであるSHIFTが実際に必要な工数を算出し、河合塾様が内部のみで対応できるかどうかを一緒に確認することになりました。

その結果、「これは難しい」という共通認識が生まれ、最終的にSHIFTにお任せいただくことになりました。

渡邉様

内部では「3万ケースを50人で割れば…」と計算していましたが、テストは一度で終わらず、様々なケースを考慮する必要があることを塾内で説明しました。

スケジュールにも無理があったと伺いました。

渡邉様

はい。当初は2ヶ月ですべての受け入れテストを行う計画に対して、無理だとわかりながら誰もが見ないふりをしていましたが、SHIFTさんの提案でテスト工程を3つに分け、スケジュールを延伸することにしました。

―スケジュールの延伸提案は、勇気がいることだと思いますが、どのように交渉を進めたのですか？

SHIFT営業大山

提案先のご担当者様だけでなく、プロジェクト関係者や関連部署の部長など、多くの方を巻き込みながら話を進めました。プロジェクトメンバーと協力し、情報連携が必要な方々へ働きかけながら進めることができました。

テスト支援から事業全体へ。受発注関係を
超え、同じ目標に向かう「チーム」にPMOと
テストの両輪で課題を解決

SHIFTの支援が入った後、プロジェクトはどのように進みましたか？

渡邉様

SHIFTさんが各部署のPMOとして参画いただき、加えてテストも担当していただいたことで、プロジェクトは非常にスムーズに進みました。PMOとテストの双方の立場から課題を解決していただいた印象です。

PMO支援やテスト業務からスタートし、現在では業務支援まで幅広くお願いしています。DXに伴い整理すべき業務が多い中、継続的かつ多面的にサポートいただいています。

業務支援とは、具体的にどのようなことですか？

渡邉様

例えば、「要件定義は知っているが、何をすればいいかわからない」といったメンバー向けの教育や、システムのユーザーズガイド作成を手伝っていただいています。このように多岐にわたる支援を、システム観点を踏まえて行っていただけるのは、通常の業務委託とはまったく異なります。

顧客の課題を自分ごととして捉える能動的なアクション

SHIFTのメンバーの様子はいかがでしょうか。

渡邉様

我々が「次はこれをやらなきゃ」と考えていることを先回りして提案してくれ、専門的な交渉も引き受けてくれます。その行動力に本当に助けられています。

受発注関係が溶け、まるでチームのようにプロジェクトを進めているように感じます。

SHIFT営業大山

そのように感じていただけるのは、私としても非常にうれしいことです。

営業としてお客様と”向き合う”のではなく、お客様と“同じ側”に立ち、同じ方向を見据えて「一緒にこのゴールを目指していきましょう」とコミュニケーションを取ることを心がけています。「○○というサービスはいかがですか？」といった売り込みではなく、「現在○○にお困りのご状況かと思いますので、このようなソリューションが適切ではないでしょうか」と、同じ立場に立って最適な選択肢を一緒に考える姿勢を大切にしています。