校務DXとは
校務DXとは、具体的にどのようなものなのか、その分類や必要とされている背景について解説します。
学校業務のデジタル化により、働き方や学校経営を効率化・高度化させること
校務DXとは、文部科学省が推進する、令和の日本型学校教育を支える基盤を整えるための事業です。
学校教員は児童や生徒への指導業務以外にも、児童生徒の情報管理や保護者対応、学校内外の連絡調整業務などの校務を担っています。教員が児童や生徒と関わる時間を増やすためには、校務のデジタル化が必須といえるでしょう。
学校教育の現場ではGIGAスクール構想が進められていますが、文部科学省の『GIGAスクール構想の下での校務DXについて』によると、以下のような課題が残されています。
【働き方改革の問題】
・校務処理の多くが職員室で行うものであり教員の働き方に選択肢がない
・紙ベースの業務が主流である
・汎用のクラウドツールを活用できていない
・教育委員会ごとにシステムが大きく異なり、異動時の負担が大きい
・システム導入のコストが高く小規模な自治体で導入が進んでいない
【データ連携の問題】
・帳票類の標準化が進んでいない
・学習系データと校務系データの連携が困難
・教育行政、福祉系データなどとの連携が困難
・多くの自治体で学校データを教育行政向けに可視化するインターフェースがない
【災害の問題】
・大規模災害によって業務の継続性が損なわれるリスクが大きい
このような問題を解決すべく、文部科学省は『質の高い公教育の再生』のなかで、以下のように校務DXを推進していくとしています。
・校務系・学習系ネットワークの統合
・校務支援システムのクラウド化
・強固なアクセス制御に基づくセキュリティ対策
・データ連携基盤（ダッシュボード）の創出
校務DXが推進されることで、以下のような効果が期待されています。
・教職員などの負担軽減、コミュニケーションの迅速化・活性化
・ロケーションフリーな働き方
・校務系と学習系のシステム間の容易なデータ連携
・ダッシュボード機能を用いたデータの可視化による学校経営などの高度化
・システムのクラウド化による大規模災害など発生時の業務継続性の確保
DXについてはこちらもご覧ください。
＞＞DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？なぜ必要なのか、進め方もあわせて解説のページへ
校務DXの分類
校務DXは以下のようにいくつかのカテゴリーに分類されます。
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分類
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具体的な内容
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教員と保護者間の連絡のデジタル化
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・欠席・遅刻・早退連絡
・お便りの配信
・調査・アンケートの実施
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教員と児童生徒間の連絡等のデジタル化
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・各種連絡事項の配信
・調査・アンケートの実施
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学校内の連絡のデジタル化
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・校内での資料共有や情報共有
・調査・アンケートの実施
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その他
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・FAXの原則廃止
・押印の原則廃止
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全国の校務DXの取り組み状況
全国の校務DXの取り組み状況について説明します。
以下の表は、全国でそれぞれの校務が半分以上デジタル化されている割合です。
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分類
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具体的な内容
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半分以上がデジタル化されている割合
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教員と保護者間の連絡のデジタル化
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欠席・遅刻・早退連絡
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76％
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お便りの配信
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49％
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調査・アンケートの実施
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61％
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教員と児童生徒間の連絡等のデジタル化
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各種連絡事項の配信
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28％
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調査・アンケートの実施
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54％
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学校内の連絡のデジタル化
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校内での資料共有
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76％
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校内での情報共有
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77％
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調査・アンケートの実施
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67％
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その他
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FAXの原則廃止
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23％
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押印の原則廃止
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7％
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※2025年2月時点のデジタル庁『校務DXの取組に関するダッシュボード』のデータより
教員と保護者間の連絡や学校内の連絡などで、デジタル化が進んでいることがわかります。
校務DXの現状と課題
校務DXの推進が必要とされている、現在の学校教育現場の現状と課題について説明します。
働き方改革が遅れている
教職員の働き方改革が遅れているため、児童や生徒との時間が十分にとれないという問題があります。
多くの教育委員会では、個人情報を扱うため情報の秘匿性が高いことから、校務システムをオンプレミス形式で自前のサーバーに構築しているため、教職員は職員室の校務用端末からアクセスしなければなりません。
その結果、自宅からのテレワークなどはできず、感染症や災害などが発生した際に柔軟に校務を行うことがむずかしい状況です。また、管理職が出張中に文書決裁を行えない、長期休業中にも出勤しなければならないなど、教職員の働き方改革は遅れています。
デジタル化やクラウド化が進んでいない
校務で使用する文書はほとんどが紙ベースであり、デジタル化が進んでいません。たとえば、書類を印刷して押印する、修正時は手書きで行うなど、業務効率が悪いというのが現状です。
多くの学校では、セキュリティポリシーがクラウド利用に対応していないなどの理由で、汎用のクラウドツールを十分に活用できていません。汎用的なクラウドツールは職員室以外の場所からも利用できるなど、既存の校務支援システムよりも使い勝手がよいのですが、クラウド化があまり進んでいない状況です。
学習系データと校務系データの連携が困難
GIGAスクール構想やクラウド活用が実現し、学習系データに関しては蓄積が進んでいます。しかし、校務系のデータと学習系のデータの連携が進んでいないことから、データを活かして教育を高度化していくことがむずかしくなっています。
コスト面で校務支援システムの導入に踏みきれない
校務支援システムの導入コストは非常に高く、とくに小規模校を多く抱える教育委員会はコストの問題で導入に踏みきれない状況です。
災害時の不安がある
現状の校務支援システムは自前のサーバー上で稼働しており、災害発生時にシステムやデータが失われると、業務の継続性が損なわれるリスクをはらんでいます。校務系のデータが失われると、災害後の学校再開がむずかしくなってしまいます。
校務DXを成功に導く5つのポイント
校務DXを成功に導くために重要な5つのポイントについて説明します。
GIGAスクール環境を活かした業務改革を行う
GIGAスクール構想により、教員と児童生徒に一人一台端末やクラウドツールが貸与されているため、この環境を活かして状況を改善させることが可能です。
具体的には、実用的な改善方法を提示して校務の効率化をサポートする、オンライン学習を促進する、専門家を派遣するなどの方法で校務のデジタル化を進められるでしょう。
クラウド環境を活用した校務システムを導入する
多くの学校がクラウド環境を活用できていません。たとえば、1年間に教育委員会の担当部署から、各学校へ通知する文書は1,000通を超えるといわれていますが、クラウドを活用することで通知文書の配布の効率化が可能です。そのため、クラウド環境の活用を推進していく必要があります。
業務フローの見直しと標準化を行う
校内の校務において、FAXの使用・押印・必要書類の多さなどが、校務DXの推進を妨げています。そのため、FAXや押印など、紙ベースの業務フローの見直しと標準化が必要です。
校務DXの取り組み事例
ここでは、具体的な校務DXの取り組み事例について紹介します。
保護者間との連絡のデジタル化
Googleフォームやアプリなどを活用して、児童生徒の欠席、遅刻などの連絡を行う仕組みです。事務職員が保護者からの電話に対応する必要がなくなるため、負担の軽減につながっています。
教材フォルダのデータベース化
個々の教員が授業で使用する教材などを教材フォルダとしてデータベース化する取り組みが行われています。この取り組みにより、校内で教材を共有できるようになったため、教材研究の効率化が進みました。
配布物や会議資料のペーパーレス化
学級通信などの配布物や会議資料を、共同で編集・作成できる環境を整えました。その結果、ペーパーレス化が進み、各教員が自分のペースで作業分担できるようになっています。
教員間での情報共有
各教員が保有している教材や資料などを、Googleドライブを活用して共有できるようになりました。これにより、教材準備にかかる時間が短縮され、生徒の情報などを共有できるようになっています。
まとめ
学校教員は児童や生徒への指導業務以外にも、児童生徒の情報管理・保護者対応・学校内外の連絡調整業務などの校務を担っています。教員が児童や生徒と関わる時間を増やすために、校務のデジタル化が進められています。
各自治体で校務DXを推進したい場合には、SHIFTの官公庁向けサービスをご活用ください。それぞれのニーズやシステム環境にあった対応を行い、行政のDX推進をサポートいたします。
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「校務DXを推進して、教職員の負担を減らしたい」「教育現場のDX化は非常にむずかしく対応に手間がかかる」「AIやビッグデータ活用のノウハウがなく、DXに対応できる人材がいない」などの悩みを抱える自治体も多いかもしれません。
この記事でもご紹介したとおり、いまだにテストやお知らせなどで紙を使っておりペーパーレス化が進まない、教職員の業務負担が大きいなどの悩みを抱える教育現場は多いです。そこで校務DXによりツール化やデータベース化が進めば、教員や保護者、児童生徒との情報共有が容易になる、教職員の作業負担が減るなどのメリットを得られるでしょう。
しかし、ツールの活用やデータ化を行うためには、DXの知識をもつ人材やノウハウが必要です。多くの自治体で職員不足が深刻化しており、優秀なIT人材を確保するのは簡単なことではありません。
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