業務管理システムとは？種類や導入するメリット、自社にあった選び方を解説
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Introduction
企業活動を効率よく進めるために必要不可欠なのが、業務管理システムです。ヒト・モノ・カネをリアルタイムで一元管理するシステムがあれば、スムーズに情報の管理・共有ができ、業務効率化や生産性の向上、顧客満足度の向上などにつながるでしょう。
しかし、業務管理システムとはどのようなものなのか、導入すると自社にどのようなメリットがあるのかなど、わからないことも多いかもしれません。業務管理システムを導入するなら、その性質やメリット、選び方などを知っておく必要があるでしょう。
この記事では、業務管理システムとはどのようなものか、その種類や導入によるメリット、製品の選び方について解説します。
目次
業務管理システムとは
ここでは、業務管理システムとは何か、基幹システムとの違い、業務管理システムが注目されている理由について解説します。
会社の業務内容や進捗情報の各種管理が一括でできるシステム
業務管理システムとは、企業内の業務や進捗情報などの各種管理を一括でできるシステムのことです。企業活動を行う際は、営業、販売、製造、物流、会計、人事など、さまざまな業務を行います。それらの業務にかかわるヒト、モノ、カネの情報を一元管理することで、業務を正確かつ迅速に進めることが可能です。
業務管理システムには、プロセスの自動化、タスク管理、データの統合や分析、チーム内外のコミュニケーションツールなど、さまざまな機能が備わっています。また、各業務における多種多様なデータを一元管理することで社員や関係者が正確に、リアルタイムで情報を共有できるというメリットもあります。
従来は人の手で行っていた業務に、業務管理システムを導入することで、業務の効率化、生産性の向上などを実現できるでしょう。
業務管理システムと基幹システムの違い
業務管理システムとよく似たものに基幹システムがありますが、何が違うのでしょうか？
基幹システムとは、企業がビジネスを進めるうえで中核となる業務を効率的に管理するためのシステムです。具体的に中核となる業務は、販売管理、受発注管理、財務会計管理などがあります。
一方、業務管理システムが扱う業務はより幅が広く、営業管理、工程管理、タスク管理、製造管理、顧客管理などがあります。そのため業務管理システムの中に基幹システムが含まれる、といえます。
また、基幹システムと同じものを指す概念として、ERP（Enterprise Resources Planning）があります。ERPは「基幹業務管理システム」と訳され、ヒト・モノ・カネ・情報などの企業がもつ資源を統合し、一元管理するためのシステムのことです。ERPは複数の基幹システムを統合したものであり、基幹システムそのものといえ、どちらもシステムとしては同じものを指していますが、それぞれの呼び方で意味あいが異なります。ERPと呼ぶ場合は、とくに業務連携、全社的な統合管理機能などを指すことが多いです。
ERPについてはこちらもご覧ください。
＞＞基幹システムとは？ERPとの違いやメリット・注意点、選び方を解説のページへ
業務管理システムの導入が注目される背景
業務管理システムが注目される背景には、各業務の状況の見える化や、業務の効率化が求められていることがあります。
企業内に部署や拠点が多いと、それぞれ情報管理をすることで、情報が発散してしまう場合があります。たとえば、ある店舗に顧客からの問い合わせがあったものの、別店舗の顧客だったため情報がなく十分なサービスが提供できなかった、というケースがあるかもしれません。そこで業務管理システムで顧客情報を一元管理すれば、顧客情報を全店舗で共有することが可能です。
また、業務管理システムでプロジェクト管理を行うことにより、タスク管理や進捗管理を適切に一元管理できます。これによりチーム内外で情報を正確に、リアルタイムで共有できるでしょう。
このように業務を進めていく際に業務管理システムを活用すれば、業務の見える化が進み、効率化を実現可能です。
業務管理システムの種類と役割
業務管理システムには、さまざまな種類があります。ここでは、それぞれの業務管理システムの特徴と役割について解説します。
会計管理システム
会計管理システムでは、帳票の作成、キャッシュフローの管理、財務諸表の作成などが可能です。
従来は人間の手でデータを入力して帳票などを作成し、紙に印刷していたかもしれません。しかし会計管理システムを導入すれば、データ入力や帳票作成の自動化、ペーパーレス化などが実現でき、会計情報をリアルタイムに社内で共有できます。
さらにクラウド対応の会計管理システムなら、会計関連の法改正や制度変更にもすばやく対応してくれるというメリットもあります。
顧客管理システム（CRM）
顧客管理システムは顧客の情報がデータベース化されており、必要に応じて顧客情報を検索・閲覧したり、顧客情報の分析に使ったりすることも可能です。
各店舗、営業所などで顧客情報を共有できれば、どこからでも充実した顧客対応ができます。またメールアドレスを一括管理することで、メールマガジンの一斉配信なども可能です。
顧客管理システムを導入すると、顧客対応の質の向上が期待でき、顧客満足度の向上につながるでしょう。
営業管理システム（SFA）
営業管理システムには、営業日報の作成、顧客訪問スケジュールの管理など、営業活動を支援する機能が搭載されています。モバイル端末で利用できるシステムもあり、営業パーソンが外出先で、必要な情報を活用できるようになっています。
このように、営業管理システムを導入することで営業活動を効率よく進めることが可能です。
人事・勤怠管理システム
企業にとって欠かせない、人事管理、勤怠管理をサポートするシステムです。人事評価データを管理する人事管理システムや、毎日の出勤、退勤時間の管理、休暇管理などを行います。
担当者がExcelなどで個別に管理するのではなく、パソコンのログイン、ログアウトの記録と連動させることで自動的に勤怠管理が可能です。また従業員が多い企業でも、従業員ごとの目標設定や評価の記録などを正確に管理・共有できます。
プロジェクト・タスク管理システム
プロジェクト管理、タスク管理システムは、企業活動をスムーズに行うために役立つシステムです。プロジェクト内の進捗管理、人員管理、タスク管理、課題管理などを行う機能が搭載されており、チームメンバーがプロジェクトを遂行するために必要な情報を、リアルタイムで共有できます。
プロジェクト・タスク管理システムを導入すれば、チーム内の情報共有が円滑になり、プロジェクトをスムーズに進められるでしょう。
販売・在庫・生産管理システム
企業の販売活動の管理、在庫管理、生産管理などを行うシステムです。
販売管理システムでは、受注、出荷、請求などの一連のプロセスを管理します。在庫管理システムでは原材料や商品在庫の管理、生産管理システムでは生産に必要な資材や人員リソース、生産状況などの管理を行います。
複数の生産拠点や販売拠点がある場合でも、情報をリアルタイムで一元管理できるため、在庫や資材の無駄が発生しにくくなるでしょう。
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業務管理システムを導入するメリット
ここでは、業務管理システムを導入するメリットについて解説します。
業務の効率化と生産性の向上
すでにご説明したとおり、業務管理システムを導入することで各業務の自動化、見える化、情報共有が進みます。その結果、従来は人の手で行っていたことが自動化され、作業ミスが減り、効率化が期待できます。
また、離れた拠点や異なる部署間でも、リアルタイムかつ正確に情報を共有でき、作業や資源の無駄を防ぐことが可能です。その結果、業務の効率化と生産性の向上を実現できるでしょう。
属人化の防止とナレッジ共有
従来は人間による個々の判断やスキルで実現していた業務が、業務管理システムの導入で自動化・情報共有されることにより、一律の作業品質を保てるようになります。
たとえば季節や気温、天気などで変わる商品の販売数の予測を、ベテラン社員が勘と経験で行っている場合、その社員がいなければ業務が滞ってしまうでしょう。そこで、過去のデータから販売数を予測できる販売管理システムを導入すれば、従業員の経験やスキルレベルに関わらず、一定の品質を保って業務を遂行できます。
このように、業務管理システムを導入することで、属人化の防止とナレッジ共有が可能になります。
リモートワークや多拠点展開への対応
クラウド型の業務管理システムを導入すれば、会社の事務所に出勤しなくても遠隔地からシステムを利用できます。その場合、リモートワークや複数拠点からの利用も容易になり、自宅勤務などの働き方の多様化や複数拠点展開なども可能になるでしょう。
データの一元管理による意思決定の迅速化
業務管理システムの導入により、業務に必要なデータを一元管理できます。
たとえば、会計管理システムを活用すれば、いつでも必要な会計データを集約して財務諸表を作成でき、その都度データを確認して経営判断に活かせます。会計管理システムがないと、財務諸表をわざわざ作成しないと財務状況を確認できず、スピーディーな判断ができません。
またプロジェクト管理システムがあれば、プロジェクトの進捗状況やタスクの状態などをチーム全体でリアルタイムに共有できます。状況の変化が生じても、チーム全体ですばやく対応することが可能です。
このように業務管理システムによってデータを一元管理できることは、意思決定の迅速化につながります。
コスト削減
業務管理システムがない状態だと、チーム内の情報共有や店舗ごとの販売データ、顧客データなどの集約がむずかしくなります。そのため、必要な情報を探すために労力がとられて時間がかかり、無駄が発生してしまうでしょう。このようなロスが作業ミスや時間の浪費などを発生させ、結果的にコストの無駄になってしまいます。
しかし業務管理システムがあれば、情報共有がスムーズに行われ、業務効率や生産性が向上することでコストの削減につながります。
自社にあった業務管理システムを選ぶポイント
自社にあった業務管理システムを選ぶためには、どのようなことに気をつけるべきかをご説明します。
導入目的と必要な機能は明確か
もっとも重要なのが、自社が業務管理システムを必要とする目的を明確にすることです。どの業務で具体的にどのような問題が発生しているのか、何を目的とするのかを明確にしましょう。
目的がコストの削減なのか作業の時間短縮なのか、それはどの程度の削減や短縮を目指すのかなどを具体的にします。そうすることで、どのような機能が必要なのかがはっきりするでしょう。
クラウド型かオンプレミス型（インストール型）か
業務管理システムには、提供事業者が提供するシステムをインターネット経由で利用するクラウド型と、自社サーバーやパソコンにインストールして利用するオンプレミス型の2種類があります。自社の業務方針や予算などによって、どちらが適しているかを決めることも重要です。
クラウド型は導入コストが安いですが、ランニングコストがかかります。提供事業者がアップデートやシステムメンテナンスをしてくれる、拡張性に優れているなどがメリットです。一方でカスタマイズ性に乏しい、ネット環境により動作が遅い場合があるなどのデメリットもあります。
オンプレミス型は買い切り型なので、導入コストは高めですが、ランニングコストはかからないことが一般的です。自社にあった設定にカスタマイズ可能ですが、アップデートやメンテナンスを自社で行う必要があるのがデメリットといえます。
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操作性が簡単で社内で定着しやすそうか
実際に現場で利用する担当者が操作しやすいか、使い勝手がよいかを必ず確認しましょう。使い方がむずかしい、使いづらい、既存のシステムと連携しづらいなどの問題点があると、社内にシステムが定着しにくいでしょう。導入を決める前に、お試しで使ってみることをおすすめします。
他システムとの連携性はあるか
自社で使っている既存システムや外部システムと連携できるかも、重要なポイントです。
たとえば自社に定着しているPOSシステムと、会計管理システムや販売管理システムを連携させれば、POSシステムを扱う社員の業務フローを変えることなくシステムを導入できます。
しかし既存のPOSシステムと連携できない場合は、POSシステムを変えなければならない、または手動でPOSシステムのデータを入力する手間がかかるなど、無駄が発生してしまいます。
データのインポートやエクスポート、他システム連携などが必要な場合は、必ず連携が可能かを事前に確認しましょう。
サポート体制や導入後のフォローは充実しているか
システムの運営会社によるサポート体制、導入時や導入後のフォローが充実しているかも重要なポイントです。
システム運用中にエラーが発生した場合、すぐに対応してもらえないと業務が滞ってしまいます。そのためサポート窓口の対応時間、電話やチャットによる対応が可能かなども確認しましょう。海外製品の場合は、日本語対応窓口があるかも要確認です。
まとめ
業務管理システムとは、企業内の業務や進捗情報などの各種管理を一括でできるシステムのことです。企業活動を行う際は、営業、販売、製造、物流、会計などさまざまな業務を行います。それらの業務にかかわるヒト、モノ、カネの情報を一元管理することで、業務を正確かつ迅速に進めることが可能です。
業務管理システムを導入することで、業務の効率化や生産性の向上などが見込めるため、自社にあったシステムを選んで導入することをおすすめします。
監修
永井 敏隆
大手IT会社にて、17年間ソフトウェア製品の開発に従事し、ソフトウェアエンジニアリングを深耕。SE支援部門に移り、システム開発の標準化を担当し、IPAのITスペシャリスト委員として活動。また100を超えるお客様の現場の支援を通して、品質向上活動の様々な側面を経験。その後、人材育成に従事し、4年に渡り開発者を技術とマインドの両面から指導。2019年、ヒンシツ大学の講師としてSHIFTに参画。
担当講座
・コンポーネントテスト講座
・テスト自動化実践講座
・DevOpsテスト入門講座
・テスト戦略講座
・設計品質ワークショップ
など多数
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ヒンシツ大学とは、ソフトウェアの品質保証サービスを主力事業とする株式会社SHIFTが展開する教育専門機関です。
SHIFTが事業運営において培ったノウハウを言語化・体系化し、講座として提供しており、品質に対する意識の向上、さらには実践的な方法論の習得など、講座を通して、お客様の品質課題の解決を支援しています。
https://service.shiftinc.jp/softwaretest/hinshitsu-univ/
https://www.hinshitsu-univ.jp/
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この記事を書いた人
ご支援業種
- 製造、金融（銀行・証券・保険・決済）、情報・通信・メディア、流通・EC・運輸、ゲーム・エンターテイメント
など多数
