RPAの成功事例　どこまで業務効率化できる？導入の流れや期待できる効果まで解説

RPAとはRobotic Process Automation の略称で、業務を自動化する手段の一つです。
主に、「人間が行うパソコンの画面操作を、人間の代わりにロボットが動作を模倣して実行する」ことを指します。

一般的にロボットといわれて思い浮かべるのは、ASIMOだったり、Pepperだったりするかもしれませんが、RPAでいうところの「ロボットが実行する」とは、前述のASIMOやPepperがPCの前に置かれて、キーボードやマウスを操作するのではなく、パソコン上で稼働するソフトウェアが人間に代わり、あらかじめ決められた手順に沿って、PCの操作をしてくれるということです。
近年では、特にホワイトカラーの事務作業を効率化させる目的で導入することが多く、生産性向上、コスト削減、人材不足を補う手段として注目を集めています。

近年、こうして注目されている業務自動化ですが、その手法は、RPAの他にもいくつかの種類があります。
例えば、WindowsなどのOS操作であるファイル移動やデータ削除は、バッチファイルを作成して実行させたり、Excelによるデータ処理は、マクロ機能やプログラミングでVBA(Visual Basic for Applications)の処理を作成することで自動化できます。
しかし、どちらの自動化手法においてもプログラミングの知識が必須となるため、はじめるには敷居が高いことが課題になります。

それに対しRPAは、プログラミングなどに長けたITの専門家でなくても利用できるように、はじめるための敷居を下げるという特徴があり、どの企業においても導入しやすく、扱いやすい傾向にあるといえます。

RPAは専門の自動化ツールをインストールし、業務手順をロボットに記憶させることで自動化を実現します。
RPAで自動化する業務手順の固まりはロボットと呼ばれていますが、そのつくり方は非常に簡単です。例えば、ビジュアライズされたフローチャート作成ツールを利用して、あらかじめ提供されている「処理」や、処理の「分岐条件」をマウス操作でつなぎ合わせていく方法、PC上で人間が行っているマウスやキーボードの操作をレコーディングする方法などで実現できます。
このため、PC上の基本的な画面操作と業務内容がわかっていれば、RPAを活用する計画をスタートしてから実運用にのせるまで、比較的短期間で取り組むことができます。

業務効率化に非常に効果的なRPAですが、導入にあたり向いている業務とそうでない業務があります。RPAが活躍しやすい領域は、手順が定められていて同じ作業を繰り返し行う定型業務です。反対に活躍がむずかしい領域は、日本語の前後の文脈や細かなニュアンスを考慮して遂行する業務や、ケースバイケースで結果が変わる業務などが該当し、そういった業務はロジック化することがむずかしいとされています。

これまで人間が行っていた定型業務をロボットが代行してくれることで、膨大な量のデータ処理を必要とする業務でも、最後まで一定のスピードで業務を行うことができます。

人間が作業する場合は、作業量が増えるにつれ、集中力が低下し効率が悪くなっていきますが、ロボットが代行することで短時間での業務遂行が可能です。
また、ロボットが定型業務を行っている間に、もともとその業務を行っていた人間は別の業務にあたることができますし、「人間は生産的な業務を行い、ロボットに非生産的業務を任せる」といった役割分担も可能です。

期待できる代表的な効果を2つご紹介いたします。

ミスの防止
ロボットは人間と異なり、定められたフローに従って業務を実施します。定められていない作業は行えませんが、定められた作業は正確かつスピーディに実行できます。人間が作業を行う場合に発生しえる、疲労や集中力の低下、ケアレスミスから発生する抜け漏れや作業の慣れによる思い込みなどのミスを防ぐことが可能です。

コスト削減と知的生産性の向上
RPAで既存の定型業務を自動化することでコスト削減にもつながります。また、人が頭を使う必要のない簡単な作業に対してRPAを導入することで、人間は知的生産活動だけに注力することが可能です。
ロボットは24時間365日稼働することが可能なうえ、対象業務が増えた場合は、ロボットを増やすだけでよいため、教育コストや採用コストなども削減することが可能です。膨大な業務を何日もかけて行っていた場合であれば、１名をロボットの実行者として残し、他の要員は別の知的生産作業に充てるといった効率化の方法もあります。
この時、複数人で行っている単純な業務であればあるほど、人件費を大きく削減することができます。

筆者が実際に担当したRPA導入プロジェクトの事例について２つご紹介します。
２つの案件では下記の基本的な流れに沿ってプロジェクトを進行しました。

1. 現行の定型業務の洗い出しと、RPA対象の選定
現行業務の可視化と自動化する業務の選定を行います。
ショートスケールでロボット化を進めることがおすすめです。

2. 現行業務フローの整理(As Isの作成)
自動化する業務について、現在の業務フローの整理と実際にかかっている工数を
まとめます。自動化における削減効果の測定が可能になります。

3. 刷新後の業務フローの整理(To Beの作成)
自動化後の業務フローを整理します。業務そのものから見直しをかけて検討することでより大きな改革につながります。

4. ロボットを作成
要件に則ってロボットを作成します。このとき、文字変換や入力チェックなどの、他でも転用可能な機能は汎用的に利用できるように作成しておくことで今後の開発スピードが上がります。

5. ロボットのテスト(単体・結合)
通常のシステム構築ではそこまで頻発することのない処理途中からの再実行や、ロボットの動作中にWindowsのスクリーンセーバーがかからないかなど、ロボットならではのケースも盛り込んでテストを行います。

６. ロボットの利用マニュアル・業務マニュアルの作成
基本的にロボット化された業務は、実行ボタンを押下後、ほとんどPCを触る必要がありません。そのため重要となるのは、そのロボットについて、誰が・いつ・どんなタイミングで利用していくかを明確化することです。
実業務に組み込めるように業務マニュアルで明文化し、部門内で共有をはかり、確実にロボットを運用にのせる必要があります。

7. 受け入れテスト(UAT)
業務マニュアルを作成し、業務マニュアルに沿って受け入れテスト(UAT)を行うことで、ユーザー側で予測しえなかった事象の発見や運用フェーズに入った際のスムーズな移行につながるため、業務に沿ったシナリオを作成して実施する必要があります。

8. リリース
リリース後、ユーザーの業務として組み込まれてから１ヶ月程度はロボットの稼働を逐次確認する必要があります。想定していた運用メンバー以外にもロボットに携わるメンバーが出てきた場合のフォローアップや、運用メンバーからの使用感をヒアリングして、改善点がないかをチェックします。業務が止まるといった影響度が少ない改善点であれば、一定期間で要望や改善点をとりまとめ、次期のロボット開発で改修を行います。

Excel上のデータをもとにWeb上で送金処理を実施する業務

<業務概要>
対象業務は他部署からのメールを受領するところからはじまり、順次作業が行われます。担当者は他にも複数の業務を同時進行しているため、他の作業が逼迫しているとメールの確認が遅れ、作業遅延が生じていました。

<対象となる定型業務フロー>
１．送金金額と送金先情報が記載されたExcelを他部署からメールで受領
２．取引記録と齟齬がないことを目検で確認
３．Web上の送金システムへExcel上のデータをコピーして貼り付け、送金処理

<得られた効果>
処理工数の圧縮を目的にRPAの導入が決まり、対応リードタイムの短縮、転記ミスの防止などの効果をあげ、年間数十時間の工数が削減されました。

監査法人からの残高照会に対して照会結果を送り返す業務

<業務概要>
監査法人から定期的に特定の個人・団体に対する残高照会の問い合わせがあり、通常の業務に加え、相当量の資産情報出力業務を行っていました。そのため、一定の周期でアルバイトの採用を行い、特定の期間のためだけに人手を集めて対応していました。

<対象となる定型業務フロー>
１．監査法人から定期的に帳票の束が銀行のセンターへ紙面で郵送される
２．紙面に記載された個人・団体について、どのような資産情報を出力する必要があるかを仕分けし、銀行のデータベースで検索を行い、資産情報を印刷
※印刷作業は証券や株などの部署を跨る場合もあり、その場合は該当部署へ書類を郵送し、資産情報を印刷して返却してもらうという業務が追加で発生
３．銀行内のすべての資産情報が集まった後、監査法人宛にセンターから集約した紙面を郵送

<得られた効果>
当業務を今後も継続していくことに対して、繁忙期の人員手配や急増する要員の管理に課題があったこと、依頼された対象のデータをシステムで検索し、資産情報を印刷するという業務を繰り返し行うことからRPAとの親和性が高いと判断し、RPAの導入を行いました。
RPAの稼働により、資産情報の印刷業務はほとんどなくなり、新たな人員のアサインやアルバイトへのレクチャーなど、年間で千時間程度の工数が削減されました。

RPAの導入・運用で失敗しないためには、以下のポイントをおさえてプロジェクトを進行していく必要があります。

RPAの強みを活かせる業務を選定するため、現行業務の洗い出しを行います。そのなかから自動化に適した業務を対象にRPA化を行いましょう。基本的には部門内だけで行う業務を対象にすることでスムーズな開発と早めのリリースにつながります。

RPAを導入して達成する目標を定めましょう。達成目標を削減時間とする場合の一例としては、各部門の現行業務を調査して具体的にどんな作業にどれだけの工数がかかっているかを把握した後に部門ごとに削減時間を定め、達成目標を立てたうえでプロジェクトを進めましょう。最終的に運用する部門側でロボットを稼働させて、ロボットが稼働した時間と生成された成果物によって目標の達成度合いがわかります。

実際に利用する予定のユーザーへロボットを導入する目的とメリットについて説明を行いましょう。As Isの業務フローを作成する際にスムーズに進めることが可能になります。目的とメリットの説明を実施せずに進めた場合、例え開発側が想定したロボットを作成できたとしても、運用するユーザー側がロボットを利用してくれない可能性があります。その場合、想定したメリットを享受することはできません。ロボットの利用方法や以降に実施する作業について不明点が出ないよう、フォローアップを欠かさず行いましょう。

RPAを導入する際に特に気をつけるべきポイントは、「RPAの得意・不得意領域の把握と導入した後に求める効果」です。プロジェクト内外含め社内でオーソライズをとった後に推進してください。
人の作業を単純にRPAへ置き換えるのは簡単です。しかし、実際に稼働したロボットが想定していた効果を発揮できるかは、しっかりと現行業務を分析して、これからつくるロボットが有効に働くことを確認したうえで導入しなければ期待した効果が得られません。

RPA開発は一般のシステム開発とは異なり、導入自体は比較的敷居が低く、短時間でロボットを構築することが可能です。そのため、PoC(Proof of Concept)を行い、実験的に特定の業務に対してRPA開発を行って効果を検証することが容易であり、またその効果を実感しやすいといえます。

SHIFTでは、ソフトウェアテスト・品質保証サービスを軸としながら、ITに関わる多種多様なサービスを展開しており、その一つとしてRPAの導入支援も行っています。RPAの導入に際して、疑問点や進め方のご相談などの対応も行っておりますので、お気軽にご相談ください。
みなさまの業務がRPAを活用することでよりよくなるよう願っております。