BPaaSとは
ここでは、BPaaSとはどのようなものなのか、よく似た概念であるBPOやSaaSとの違いとあわせて解説します。
業務プロセスをクラウド経由で外部委託できるサービス
BPaaSとは、Business Process as a Serviceの略で、「ビーパース」と読みます。SaaSやITツールを活用して業務の効率化をはかり、そのうえで業務プロセスそのものを提供するサービスです。
BPaaSを活用するメリットは、SaaSの仕組みを使い共通化された業務プロセスを活用することで、コストを削減できる点です。そのため、業務プロセスのカスタマイズや業務の追加などはむずかしいですが、ある程度共通化されたプロセスを適用できるなら、大きなメリットを得られるでしょう。
BPaaSはBPOとSaaSを組み合わせたサービスといえますが、ここではそれぞれについて簡単にご説明します。
BPOとは、Business Process Outsourcingの略で、業務プロセスを外部会社に委託して自社の業務負担を減らせる、アウトソーシングサービスのことを指します。
一方、SaaSとは、Software as a Serviceの略で、インターネット経由で利用できるクラウド上のソフトウェアのことです。自社のサーバーやパソコンなどにソフトウェアをインストールしなくても、インターネットを経由して利用できます。
BPaaSを活用すれば、給与計算・人事管理・調達管理などの業務プロセスを、専門知識やノウハウをもつ外部委託することが可能です。また、クラウドサービスを活用するため、業務に必要なデータやプロセスを委託先と社内で共有できるという特徴もあります。
BPaaSを活用してバックオフィス業務を外部に委託すれば、社員たちはコア業務に集中できます。
BPOやSaaSとの違い
BPaaSの活用事例
BPaaSはどのような業務プロセスに活用できるのか、対象となる代表的な業務についてご説明します。
人事・労務
BPaaSを活用して、人事管理や労務管理業務を外部委託することも多いです。給与計算、社会保険の手続き、経理処理、採用プロセス、人事評価業務などに活用できます。
会計・経理業務
会計業務や経理業務などもBPaaSで委託できる代表的な業務です。日常的に行われる社員の給与計算業務、明細書・請求書の処理業務などを、クラウドサービスの給与計算ソフトや会計ソフト、経理ソフトなどを用いて遂行してくれます。
販売業務
見積書の発行や売上の管理など、販売管理業務も、BPaaSを活用して外部委託できます。販売業務に役立つクラウドサービスを活用して外部委託することで、業務の効率化が可能です。
資料作成
社内の資料や報告書などの定型的な資料の作成を、BPaaSを活用して外部委託することも可能です。定型的な資料作成に費やす時間や手間を削減することで、社員がコア業務に注力できるでしょう。
カスタマーサポート
電話やチャットによる顧客からの問い合わせやクレーム対応を行う、カスタマーサービスもBPaaSを活用して外部委託することが可能です。カスタマー業務のノウハウや経験を活用できる、チャットボットなどを活用して自動化できるといったメリットがあります。
関連サービスについて
BPaaSを導入するメリット
BPaaSを導入することで得られるメリットについて解説します。
業務効率化につながる
業務に必要なシステムやツールを、クラウドサービスを活用して利用する場合、ITに関する知識や技術が必要になることが多いです。そのため、社員の教育を行わなければならず、かえって負担が増えるという問題もありました。
しかし、BPaaSを活用すれば業務全体をスキルや実績をもつ外部会社に委託できるため、業務の効率化につなげられます。
コスト削減につがなる
企業内で人事や経理、カスタマー対応などの知識・技術・専門性をもつ人材を採用し、育成していくためには、コストがかかります。たとえば、人材を確保するための人件費、福利厚生のための費用・教育のための費用・オフィスの賃料などが必要です。
しかし、BPaaSを活用して外部委託を行えば、人材育成に関するコストの削減が可能になります。
社内にデータやノウハウが蓄積され業務間でデータ連携が可能になる
一般的に、業務を外部委託すると、業務に関するノウハウや専門知識が蓄積されないというデメリットがありました。しかし、BPaaSならクラウド上で業務データを共有できるためデータの蓄積が進み、業務間でデータ連携が可能になります。
BPaaSのデメリット・注意点
BPaaSを活用することで起こるデメリットや注意すべき点について解説します。
セキュリティリスクが存在する
委託する業務に必要なデータを外部会社が取り扱うことになるため、情報漏えいなどのセキュリティのリスクが存在します。とくに、個人情報や社内の機密情報を扱う人事、会計・経理業務などを外部委託する場合は、注意が必要です。
情報漏えいの発生を防ぐためには、委託先のセキュリティ体制を十分にチェックしておくことが大切です。
特定のベンダーへの依存状態になりやすい
BPaaSは特定の業務プロセス全体を委託する仕組みのため、導入後にベンダーの変更や解約を行うのは簡単なことではありません。そのため、ベンダーを選定する際には、作業内容・サポート体制・価格・担当者のスキル・システムなどを十分に確認し、自社にあっていることを検討する必要があります。
大きくカスタマイズを行うことがむずかしい
BPaaSでは、ある程度パッケージ化されたサービスを提供するケースが多いため、企業ごとに大きくカスタマイズすることはむずかしいでしょう。カスタマイズした独自の業務プロセスを作ろうとすると、コストがかかりすぎてしまうためです。
企業の特性や状況にあわせて新しく業務プロセスを考えてほしい場合は、企画から運用までを対応してくれる外部企業に委託する必要があります。
BPaaSの導入が向いている企業は？
BPaaSの導入が向いているのは、以下のような特徴をもつ企業です。
・人材不足に悩んでいる
・コスト削減に取り組んでいる
・DXを推進したい
人材不足はBPaaSの活用することで、ある程度解決可能であり、委託する業務に関する専門知識をもつ人材を採用する必要がなくなるため、コストの削減にもつながります。また、SaaSやITツールを活用したDX化も進むため、DXの推進があまりうまくいっていない企業にも適しています。
BPaaS導入を成功させるためのポイント
BPaaS導入を成功させるために、導入前に対応しておきたいポイントについてまとめました。
導入目的を明確にする
BPaaSを導入する場合、業務プロセス全体を委託する形になるため、導入後に委託先の変更や解約がむずかしいという問題があります。そのため、自社にあった委託先を選べるよう、導入目的を明らかにしておきましょう。
社内の残業時間を減らしたい、コストを削減したいといった目的を明確にしておくと、目的にあったサービスを提供している委託先を選べます。
自社の業務にあったサービスを選ぶ
委託したい業務の内容にあったサービスを選ぶことが重要です。
BPaaSのベンダーは複数あるため、サービス内容や具体的な業務の実施方法、サポート体制などを詳しく確認しておきましょう。確認した内容をもとに、自社の業務内容や求める業務レベルにあっていることを、比較検討すれば、自社の業務にあうサービスを選べます。
社内の運用体制を整える
BPaaS導入後に、どのような運用体制にするかをまとめておくことも大切です。とくに、社内とベンダー側で業務の職掌範囲をどう振り分けるか、責任範囲はどこまでなのかを共有しておきましょう。
事前に責任範囲を明確に定めておけば、導入後にトラブルが発生した際の混乱を防ぎ、的確に対応できます。
セキュリティ対策を講じる
個人情報や機密情報を委託会社に渡すことは少なくないため、セキュリティ対策を万全に行っておく必要があります。
情報流出が起きないよう、システム的な対策が行われているか、委託先の社員教育は十分か、契約内容に情報流出に関する取り決めがあるかなどを詳細に確認しておきましょう。
まとめ
BPaaSとは、Business Process as a Serviceの略で、「ビーパース」と読みます。SaaSやITツールを活用して業務の効率化をはかり、そのうえで業務プロセスそのものを提供するサービスです。
BPaaSを導入することで、人材不足の解消やコストの削減につながるだけでなく、SaaSやITツールの活用を進めることでDXの推進にも役立ちます。
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上記でご説明したとおり、BPaaSの仕組みを活用して業務プロセスを外部委託することで、人材不足の解消やコストの削減につながり、DX化を進めることも可能です。しかし、BPaaSは業務内容がパッケージ化されたサービスのため、企業ごとの個別対応を行うのはむずかしいです。
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監修
株式会社SHIFT
「ヒンシツ大学」クオリティ エヴァンジェリスト
永井 敏隆
大手IT会社にて、17年間ソフトウェア製品の開発に従事し、ソフトウェアエンジニアリングを深耕。SE支援部門に移り、システム開発の標準化を担当し、IPAのITスペシャリスト委員として活動。また100を超えるお客様の現場の支援を通して、品質向上活動の様々な側面を経験。その後、人材育成に従事し、4年に渡り開発者を技術とマインドの両面から指導。2019年、ヒンシツ大学の講師としてSHIFTに参画。
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