基幹システムとは
基幹システムとは、企業がビジネスを進めるうえで中核となる業務を、効率的に管理するためのシステムです。
ここでは、基幹システムに関する基本的な内容と、業務システムやERPなどとの違いについて解説します。
企業の業務効率化やデータの一元管理を行うシステム
基幹システムとは、企業がビジネスを進める際に中核となる、販売管理・受発注管理・財務会計管理などの業務を効率よく行うためのシステムです。
企業運営における基幹業務に関する管理システムには、具体的には次のようなものがあります。
・販売管理システム
・購買管理システム
・在庫管理システム
・生産管理システム
・財務・会計システム
・人事・給与管理システム
・勤怠・労務管理システム
なお、業種によって基幹システムで管理する対象が異なるため、必要となる基幹システムの種類は異なります。
基幹システムは、企業経営の中心的役割を果たす業務に関するシステムであるため、システム障害などが発生すと、企業活動が停止するほどの影響があります。そのため、高い信頼性を保つように開発、運用を行わなければなりません。
これらの基幹システムを導入することで、各業務の効率化や自動化が進みます。上記のそれぞれの基幹システムについては、『基幹システムの主な種類と機能』で説明します。
基幹システムと同じような場面で使われる言葉に、業務システムや情報システムがあります。ここでは、基幹システム、業務システム、情報システムの違いについて説明しますが、企業や組織によっては言葉の範囲が異なることがあるため、ご注意ください。
業務システムとは、企業内で業務をスムーズに行うために導入されるシステムのことです。基幹システムは企業経営に直結するような中核となる業務を対象としたシステムですが、業務システムには基幹システム以外にも企業経営への重要度が低めの業務も含まれます。また、業務システムは業務に必要なシステム全般を指し、基幹システムや情報系システムを含みます。
情報システムとは、ITで提供されるシステムの総称です。特に、業務を効率化し社内外のコミュニケーションを円滑にするシステムを、情報系システムと呼びます。たとえば、社内グループウェアやスケジュール管理システム、ナレッジマネジメントシステムなどがあります。これらは業務を円滑に進めるために重要なシステムといえるでしょう。
ERPとの違い
ERPとは、Enterprise Resources Planningの略で、ヒト・モノ・カネ・情報などの企業がもつ資源を統合し、一元管理するためのシステムのことです。ERPで企業内のシステムを一元管理することで、社内のすべての部門や業務の情報をすぐに確認できます。
基幹システムもERPと同様に、企業のヒト・モノ・カネを管理するシステムです。ERPを実現するITシステムのことを指してERPと呼ぶことも多く、ここに基幹システムや業務システムが含まれます。基幹システムはERPといわれることもありますが、呼び方の違いによって着目する内容が異なります。通常、基幹システムと呼ぶ際にはそれぞれの業務に特化した個々のシステムを指しますが、ERPと呼ぶ際には業務の連携や全社的な統合管理の機能を含むことを指す場合が多いです。
ERPについてはこちらもご覧ください。
＞＞ERPとは？基幹システムの違いやメリット・デメリット、導入方法を解説のページへ
基幹システムの主な種類と機能
基幹システムの主な種類とその機能について解説します。
販売管理システム
販売管理システムとは、企業内の製品販売の流れを効率的に管理するためのシステムです。受注・出荷・請求という販売フローを管理し、受注管理システムや在庫管理システムなどと連携し、在庫の最適化やスムーズな販売管理を行います。
購買管理システム
購買管理システムは、発注や支払いという業務の流れを効率的に管理するシステムです。発注書の作成や管理を行って購買業務を効率よく進めることで、コストの削減やサプライチェーンの最適化を実現します。
在庫管理システム
在庫管理システムとは、商品の在庫を管理するシステムです。拠点が複数ある場合にも、各拠点の在庫管理と発注管理をリアルタイムで行うことで、在庫の回転率を向上させ、コストの削減などに役立ちます。
生産管理システム
製造業における基幹システムのひとつで、生産計画・仕入れ管理・納期管理・品質管理・原価管理などを行います。生産スケジュールを自動調整する、生産工程を的確に管理する、不良品の発生率を分析するなどの機能により、製造現場における品質向上とコストの削減に役立ちます。
財務・会計システム
売掛金や買掛金の管理、総勘定元帳の管理、財務諸表の作成なども、財務・会計業務に関する機能をもつシステムです。これらのシステムを導入することで、財務・会計管理業務の効率化が進みます。
人事・給与管理システム
人事・給与管理システムとは、従業員の人事評価管理や給与計算などを行うシステムです。このシステムを導入することで、適切な人事戦略を策定し進めていくことが可能です。
勤怠・労務管理システム
従業員の有給取得や残業時間などの管理を行う勤怠管理、労務管理などを行うシステムです。人事・給与管理システムと連携します。
基幹システムを導入するメリット
企業が基幹システムを導入することで得られるメリットについて解説します。
業務効率化につながる
基幹システムを導入することで、基幹業務を効率化させることが可能です。たとえば、在庫管理業務では在庫状況や販売件数などをリアルタイムに把握でき、拠点ごとの在庫状況などをいちいち確認する必要はありません。また、人による確認作業や入力作業を省けるため、ヒューマンエラーを排除できます。
データの一元管理ができる
複数の拠点や部署にまたがる業務データを一元管理でき、リアルタイムに状況を把握できるようになります。状況を一目で把握できるため、経営戦略に迅速に反映することも可能です。
業務が標準化され、属人化を防止できる
担当者がそれぞれ判断して業務を行う場合、担当者のスキルや経験によって業務レベルが変わってしまいます。しかし、基幹システムを導入することで業務が標準化されるため、担当者が変わっても一定の作業品質が保たれ、属人化を防止できます。
意思決定が迅速化する
社内の基幹業務に関するデータを複数の拠点や部署間でリアルタイムに共有できるため、意思決定が迅速化するというメリットがあります。
状況判断に時間がかかると意思決定が遅くなりますが、基幹システムでデータの共有が進めば、日々の取引状況や財務状況が即座に更新され、迅速に経営判断を行えます。
コンプライアンスが強化される
基幹システムでは、ビジネスにかかわる法規制に関してもつねに最新の状況にアップデートされます。そのため、最新の法規制のもとで業務に対応でき、コンプライアンスの強化にもつながります。
基幹システムを導入にあたっての注意点
基幹システムを導入する際に知っておくべき注意点について解説します。
初期費用や維持費がかかる
基幹システムを導入する際には、初期費用や維持費用がかかります。そのため、全体のコストがどれくらいかかり、システムを導入することで得られる効果に対して妥当な費用負担であることを、導入前に確認しておかなくてはいけません。
導入までに時間と工数がかかる
企業内の基幹業務全体にかかわるシステムを導入するためには、時間と工数がかかります。導入期間はどれくらいで、導入時に自社の業務にどの程度の影響があるのかを、あらかじめ見積もっておく必要があります。
運用・メンテナンスが必要となる
基幹システムを導入して運用するときには、システムメンテナンスが必要です。そのため、システムの開発や導入を他社に依頼する場合、運用サポートはあるのか、システムメンテナンスの頻度や内容はどうなっているかを確認する必要があります。
システム停止時の影響が大きい
企業運営の根幹にかかわる基幹業務全体を管理するシステムのため、サーバーダウンやシステム停止が起こると、さまざまな業務に大きな影響を与えることになります。そのため、通常時にもトラブルに備えた監視を行う、トラブル発生時の体制を整えておく、ベンダーによるサポート体制を万全にしておくといった対策が必要です。
基幹システムを選ぶ際に見るべきポイント
自社にあった基幹システムを選ぶために、見ておくべき重要なポイントを説明します。
どの利用形態にするか
基幹システムにはいくつかの形態があるため、自社の利用環境や業務の性質などにあった形態を選ぶ必要があります。
オンプレミス型
クラウド型
クラウド型とは、インターネットを経由してシステムを利用する形態です。導入時の初期費用が安く、システムの運用管理をベンダーに任せられるというメリットがあります。
ただし、ランニングコストが高額になる場合があったり、自由にカスタマイズできなかったりすることが多いため、注意しましょう。
ハイブリッド型
オンプレミス型とクラウド型の両方の性質をもつのがハイブリッド型です。たとえば、個人情報や機密情報を含む重要な業務はオンプレミス型、それ以外はクラウド型で運用するなどの使い方が可能です。
自社の業務課題を解決できるか
自社が抱える業務の課題を解決したい場合には、課題に対応したシステムを選ぶべきです。そのため、導入前にどのような課題があるのか、どの部分に業務効率化が必要なのか、コスト削減が可能な業務はどこなのかを洗い出しておく必要があります。
操作性・ユーザビリティに優れているか
実際に、社内で利用する社員が操作しやすいか、業務の特性にマッチしているかなどを検討することも大切です。マニュアルなどで仕様を確認しただけではわかりにくいため、デモ版を入手して実際に使用する社員に操作感を確かめてもらうとよいでしょう。
セキュリティ対策が万全か
基幹システムが扱うデータは、企業にとって重要な内容が多いため、セキュリティ対策については慎重に検討する必要があります。ユーザー認証やアクセス制御などに関するセキュリティレベルは十分か、データの暗号化などは適切に行われているかなどを詳しく確認しましょう。
サポート体制が手厚いか
運用時のベンダーによるサポート体制の手厚さを、具体的に確認しておくことも大切です。サポート方法は電話なのかメールなのか、外資系のベンダーの場合は日本語によるサポートがあるか、サポート対応時間は十分か、導入時のサポートはあるかなどを確認しましょう。
費用対効果が見込めるか
ここまでの内容を十分に検討し、初期費用や維持費用の見積もりを行い、費用対効果が見込めることを確認する必要があります。複数の製品を比較して、もっとも自社にあった製品を選びましょう。
基幹システムの導入手順
基幹システムを導入するときにやるべきことを、簡単にまとめました。
①導入目的の明確化
まずは、基幹システムを導入する目的を明確にする必要があります。自社の業務において解決すべき課題は何か、何を実現したいのかを具体的にしておくことで、システムを導入後に十分な効果を得られるでしょう。
業務の効率化を目指す場合には、どの業務にどのような課題があるのか、コストを削減したい場合にはどこでコストの無駄があるのかなど、問題部分を明確にしておくことが重要です。
②システムの選定
事前に明確にしておいた課題や目的を解決できるシステムを選定します。
③要件定義
現状の業務内容を詳しく分析し、基幹システムに必要な要件を洗い出し、要件を定義します。ここで要件の定義漏れが生じると、後で問題が起こるので慎重に検討しましょう。
要件定義についてはこちらもご覧ください。
＞＞要件定義とは？作成手順や前後の流れをわかりやすく解説！のページへ
④設計・開発
⑤テスト・検証
⑥本番環境での運用開始
社内で基幹システムの運用を開始します。運用開始後も、導入時に想定した目的が達成されているか、業務改善の効果が出ているかなどを検証し、問題がある場合にはシステムを改修する必要があります。
まとめ
基幹システムとは、企業がビジネスを進める際に中核となる、販売管理・受発注管理・財務会計管理などの業務を効率よく行うためのシステムです。基幹システムを導入することで、業務効率の改善や作業の属人化の排除、意思決定の迅速化などのメリットを得られるでしょう。
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監修
株式会社SHIFT
「ヒンシツ大学」クオリティ エヴァンジェリスト
永井 敏隆
大手IT会社にて、17年間ソフトウェア製品の開発に従事し、ソフトウェアエンジニアリングを深耕。SE支援部門に移り、システム開発の標準化を担当し、IPAのITスペシャリスト委員として活動。また100を超えるお客様の現場の支援を通して、品質向上活動の様々な側面を経験。その後、人材育成に従事し、4年に渡り開発者を技術とマインドの両面から指導。2019年、ヒンシツ大学の講師としてSHIFTに参画。
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