販売管理システムとは
ここでは、販売管理システムとは何か、よく似た用語との違いについて解説します。
販売業務にかかわるデータを一括管理できるソリューション
販売管理システムとは、販売に関する業務全般を管理して、データを一括管理できるソリューションのことを指します。
販売管理システムについてご説明する前に、販売管理とは何かについて解説します。販売管理とは、企業の販売活動にかかわるモノとカネの流れを管理する業務です。具体的には、受注・調達・出荷・請求など、販売にかかわるすべての管理を行います。
企業にとって販売管理は、販売活動にかかわる収支を正確に把握するために、非常に重要な業務といえるでしょう。しかし、販売管理はデータの入力に手間がかかる、正確な在庫の把握や共有がむずかしいなど、多くの課題があります。
販売管理システムは、このような課題を解決するためのシステムです。システムを導入することで、販売プロセス全般の管理、在庫管理、購買管理などの業務を一括管理し、データを一元的に管理できるようになります。
たとえば、在庫管理機能では商品の入出荷の工程を管理し、在庫の計上を自動的に行うことなどが可能です。また、個々の業務が自動化、効率化されるだけでなく、販売活動に関するあらゆるデータが可視化され、一元的に管理できるのが大きなメリットです。
在庫管理システムや会計システム、ERPとの違い
販売管理システムとよく似たシステムに、在庫管理システムや会計システム、ERPなどがありますが、何が違うのでしょうか？
在庫管理システムとは、製造業や小売業などで、原材料や製品、商品などの在庫の数量や製造日、保管期間などの情報を管理するシステムです。在庫の状況をリアルタイムで管理することにより、余剰在庫や品切れなどを防ぎ、在庫管理業務を効率化するために利用されます。販売管理システムに在庫管理機能が搭載されている場合もありますが、販売管理システムは販売プロセス全体を管理するものであり、在庫管理に焦点を当てた在庫管理システムとは異なります。
会計システムとは、企業の財務情報を管理するシステムのことです。具体的には、会計処理、財務報告、予算管理、経費の管理、財務諸表の作成などを行います。販売管理システムは販売プロセスの管理を対象としているのに対し、会計システムは企業の財務情報の管理や会計処理などを行うという違いがあります。
ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業のヒト・モノ・カネを一元管理するためのシステムです。販売管理システムの対象業務は販売管理のみですが、ERPは会計、購買、在庫、人事・給与、製造プロセスなど、企業内のあらゆる情報を一元管理できるという点が異なります。
ERPについてはこちらもご覧ください。
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関連サービスについて
販売管理システムの主な機能一覧
販売管理システムには、どのような機能があるのかをご説明します。
販売プロセス全般の管理
販売プロセス全般の管理とは、企業が顧客から注文を受けて、売上を計上するなどの販売活動を行う際に、受注から納品の管理、顧客管理、販売戦略などのプロセスを管理する業務です。販売プロセス全般の管理機能には、以下のような機能が含まれています。
・受注から納品の管理
商品やサービスの注文情報や納品までを管理します。受注データの過去の受注状況の検索などができることで、受注管理のタイムラグを防ぎ、管理作業の効率化などが期待できます。
・売上管理
売上情報や売掛情報の入力、過去の情報の検索、データの集計、出力などが可能です。集計された売上情報から売上予測ができ、経営計画に役立てられます。
・請求管理
請求書の発行、一覧表示、入金済みの売掛金の消込処理などが可能です。会計情報が可視化されることで、会計管理におけるリスクを防ぎやすくなります。
・顧客管理
顧客情報や顧客ごとの販売履歴などを管理します。顧客の情報を適切に管理し組織内で共有することで、顧客対応の質の向上が期待できます。
・販売戦略管理
蓄積された販売管理データをもとにリアルタイムに分析し、販売戦略に活かします。
在庫管理
商品の出荷や在庫状況の管理などを行います。在庫データの管理を自動化することで、在庫管理業務の効率化を実現できます。
・出荷管理
顧客から受注を受けた際の出荷処理や、過去の出荷状況の検索などが可能です。
・入荷管理
入荷時の入荷処理や入出庫数の管理などを行います。
・棚卸
棚卸管理を効率よく行える機能です。システムによっては、スキャナー端末で商品や製品のバーコードを読みとるだけで、在庫データと実際の在庫数の照合が可能です。
購買管理
原材料や商材などの仕入管理を行います。販売プロセス全般の管理、在庫管理と連動することで、無駄のない仕入を実現できます。
・仕入管理
仕入を管理し、在庫の計上を行います。入荷管理などのほかの機能と連動して、データがリアルタイムに反映されるため、業務をスピーディーに行えます。
・支払管理
支払の消込入力、支払予定の管理などを行います。また、蓄積された支払状況のデータから売れ筋商品を分析するなど、経営判断に役立てることも可能です。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入するメリットについて、ご説明します。
業務が効率化・自動化される
各業務でデータ入力や反映が自動化されるため、データを正確にすばやく管理できるようになり、業務の効率化が期待できます。また、業務間、部門間でデータを連携できることで、データの再入力などが不要になり、生産性の向上につながります。
複数の販売チャネルを一括管理できる
実店舗とECショップ、代理店と直営店など、複数の販売チャネルがある場合、それぞれの在庫管理や発注管理、販売管理などをバラバラに行うと管理がむずかしくなります。そこで、販売管理システムを導入すれば一括管理でき、販売状況を適切に把握できるようになります。
社員や部署間での情報共有がしやすくなる
販売管理システムにより、各部署のデータが共有されるため、社員同士や部署間でリアルタイムに情報を共有しやすくなります。その結果、たとえば、最新の在庫状況を把握できなかったため、営業機会を逃すなどのリスクを防ぐことが可能です。
経営判断が迅速化される
販売管理システムを導入することで、部門ごとのデータを統合的に管理でき、企業全体の業務の流れを把握しやすくなります。その結果、商品ごとの売れ行きなどの経営に必要な情報が可視化され、経営判断を迅速に行うことが可能です。
コスト削減につながる
販売管理システムの導入によって、煩雑なデータ入力などが不要になり、販売管理業務が効率化されて生産性が向上します。その結果、人件費や管理コストなどの削減につながります。
顧客満足度やリピート率の向上につながる
販売管理システムでは、顧客情報や顧客の購入履歴、問い合わせ履歴などの情報も一元管理でき、顧客対応に活用できます。そのため、顧客からの注文や問い合わせ時に、それぞれの顧客にあわせたきめ細かい対応ができ、顧客満足度やリピート率の向上につなげることが可能です。
販売管理システムの比較ポイント
販売管理システムを導入する際に、自社にあった製品を選ぶための比較ポイントについてご説明します。
自社の業種に適したシステムか
自社の業種に適した機能や設定になっているかを細かく確認しましょう。業種ごとに製品の特徴が異なるため、自社の業種の導入実績が豊富な企業の製品を選ぶことが重要です。
クラウド型か、オンプレミス型か
システムの提供形式は、オンプレミス型、クラウド型の2種類にわかれます。自社にとって、どちらが適しているかを検討する必要があります。
オンプレミス型とは、自社サーバーにシステムを導入して運用するタイプです。機能や設定のカスタマイズが可能ですが、導入コストがかかる、自社内での運用管理が必要などのデメリットもあります。
クラウド型は、運営会社が管理するシステムをネット経由で利用するタイプです。自社でシステムを運用・維持する必要がなく、導入コストもおさえられますが、機能や設定などをカスタマイズしにくいというデメリットもあります。
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必要な機能が揃っているか
自社の販売活動に適した機能が搭載されているか、細かく確認することも重要です。不要な機能が多い、必要な機能がない、自社の既存システムと相性が悪いなどの場合、導入すべきではありません。
サポート体制やセキュリティ対策は万全か
導入サポートはあるか、運用時に問い合わせ対応が可能かなどのサポート体制については、あらかじめ細かく確認しましょう。また、セキュリティレベルが十分保たれているかも、重要なポイントです。
高いROIが見込めるか
上記のようなポイントを詳しく比較したうえで、高いROI（投資収益率）が見込めるかを検討する必要があります。システムの導入にかかる費用に見あった業務の改善効果を得られるかを確認してから、導入しましょう。
販売管理システムを導入する際の注意点
販売管理システムを導入する際の注意点について、ご説明します。
業務フローを整理しておく
まずは、自社の販売管理業務フローを洗い出し、整理します。自社の業務を把握しなければ改善策を検討できないため、まずは業務フローの整理からはじめるのが特徴です。
そこから、現状の業務フローにおける問題点、改善点を明確にします。
各現場の担当者から意見を聞く
販売管理業務にたずさわる現場の担当者からの意見を聞き、まとめます。どのような作業に問題があるのか、どのような状況で作業を行っているのかを把握することが重要です。
複数のシステムを比較する
複数のシステムを比較し、自社の問題点を解決できるか、自社の業務にマッチしているのはどれかなどを検討します。必ず複数のシステムを比較し、自社にもっとも適したシステムを選びましょう。
無料版でのトライアル利用も検討する
無料版を導入して、実際に操作してみることも重要です。実際に操作すると、仕様書やマニュアルなどを読んだだけではわからない、操作感などもわかります。
システム導入にあわせて社員の教育を行う
導入時に、新しいシステムの使い方を社員に浸透させておく必要もあります。そのため、使い方の講習会を開催するなど、社員教育を進めることも重要です。
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まとめ
販売管理システムとは、販売プロセス全般の管理、在庫管理、購買管理などの販売に関する業務全般を一元管理するシステムです。販売管理システムを導入することで、これらの業務が効率化されるだけでなく、コストの削減や経営判断の迅速化などが見込めます。
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「販売管理システムを導入して業務効率を改善したい」「販売管理システムを改善したいが業務や顧客への影響を最小限にとどめたい」「現場のDX化を行うノウハウがなく、対応できるDX人材がいない」などの悩みをもつケースも多いでしょう。
従来の紙やExcelなどで在庫管理や購買管理などを行う方法や、各部署で独自にデータを蓄積するやり方では、作業ミスが多発する、部署間の連携がとれないなど多くの課題があります。そこで、販売管理システムを導入すれば、販売業務の生産性が高まり、コストの削減や経営判断の迅速化を行うことも可能です。
しかし、自社にあった販売管理システムを選び、導入作業や既存システムとの連携作業を行うためには、専門的な知識や技術、ノウハウが必要です。IT人材が不足しており、自社内で対応するのがむずかしいというケースも多いかもしれません。
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