2024.01.12

PMOとは？PMとの違いや職種別の役割・業務内容について解説します

著者株式会社SHIFT　マーケティンググループ

Introduction

PMOは、企業内の各部署や部門とは独立して、社内のプロジェクトマネジメントに関する支援を行う役割を果たします。PMOの導入により、現場におけるノウハウの交流など多くのメリットを得られます。そのため、PMO部門を新たに設置することで、企業の生産性の向上につながるでしょう。しかし、そもそもPMOとは何なのか、どのような対応を行えばよいのか、必要な人材はどのような人物なのかなど、疑問に感じることが多いかもしれません。

この記事では、PMOの種類、メリット、デメリットなどについて解説します。社内における業務の標準化の必要性を感じている、品質向上のための対策を行いたいという企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

PMOとは？

PMOとは「Project Management Office」の略です。一般社団法人日本PMO協会の『PMOとは？』によると、定義は次のとおりです。

PMO

PMOは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムを言います。

また、その役割についても、以下のように定義しています。

・プロジェクトマネジメント方式の標準化
・プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
・プロジェクトマネジメント業務の支援
・プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
・個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
・その他付随するプロジェクト関連管理業務

上記のとおり、PMOはプロジェクトを成功に導くためのマネジメント力の強化を行う部門や構造システムです。PMO担当が全社的にマネジメントに関する支援を行うことで、企業の生産性向上を目指します。

日本PMO協会は、PMOの知識や技術に関する資格や研修を提供しています。PMO部門の担当者がPMOの資格を取得すると、役に立つでしょう。

PMとの違い

PMOとよく似たものにPMがありますが、何が違うのでしょうか？

2つの定義は、以下のとおりです。

・PM（Project Manager）：プロジェクトの総責任者
・PMO（Project Management Office）：プロジェクトマネジメント支援を行う部門・組織

PMはプロジェクトの頂点に立つ総責任者ですが、PMOは全社的にプロジェクトマネジメントをサポート、支援する部署です。社内にPMO部門を置き、各チームが支援を受けるという形が一般的です。どちらも扱う仕事は同じプロジェクトマネジメント業務ですが、立ち位置や役割が異なることがわかります。

PMOが必要とされる背景

PMOが必要とされているのは、企業にとってプロジェクトマネジメントが重要視されていることが背景にあります。

たとえば、企業内に知識やスキルが豊富で優秀な社員が所属していたとします。優秀な社員が活躍することで、企業の生産性や売上が向上するでしょう。しかし、一人ひとりの社員が単独で活躍するだけでは、企業全体の競争力を継続して高められません。作業の標準化や、後継者の教育などを行う仕組みがないからです。

そこで優秀なPMがいれば、優秀な社員を中心に作業を標準化し、教育をいきわたらせてチーム全体の戦力をアップできます。しかし、PMが優秀なだけだと、そのチームの実力は向上するかもしれませんが、全社的な改善はできません。

ここで、企業内に各部署のマネジメントを支援するPMOがいれば、豊富なスキルをもつ社員や作業を標準化できるPMのノウハウを全社の横展開することができます。全社的にマネジメント力を強化でき、企業としての戦力アップにつながるでしょう。それぞれの現場においても、PMの負担を軽減でき、各プロジェクトのPMやメンバーは作業に集中できます。

このように、PMOが企業内で横断的にプロジェクトマネジメント業務を支援することで、企業全体のマネジメント力を高めることが可能です。企業の競争力が求められるなかで、その重要性も高まっているのです。

PMOに求められるスキル・資格

PMOとして活躍するために必要なスキルや資格は、以下のとおりです。

＜PMOの資格＞
・プロジェクトマネジメント・アソシエイト
・PMOスペシャリスト
・トレーニングプロジェクト・アドバイザー

＜スキル＞
・業務に必要なスキル
・コミュニケーションスキル
・文書作成スキル
・マネジメントスキル

必要に応じて資格を取得したり、スキルを磨いたりしていくとよいでしょう。

PMOの職種別の役割・業務内容

PMOは、いくつかの職種にわかれています。ここでは、それぞれの職種の役割と業務内容についてご説明します。

PMOアドミニストレータ

PMOアドミニストレータは、プロジェクトを円滑に進めるための事務作業を行います。具体的には、プロジェクトデータの収集、情報共有や展開、会議のセッティング、書類作成、経費管理、プロジェクトの勤怠・稼働管理などです。プロジェクトマネジメント業務の作業を進めるチームメンバーとしての役割を果たします。

PMOアドミニストレータは、PMOとしてキャリアアップする際の最初のキャリアとなるでしょう。PMO部門内のメンバーとして経験を積み、PMOエキスパートやPMOマネージャーにキャリアアップしていきます。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、プロジェクト管理における改善作業、ルール策定、標準化などを行います。PMO業務のプロセス分析、情報分析、ツール分析、ビジネス分析、人材開発などを担当します。

PMOエキスパートは、プロジェクトマネジメントに関するプロセスを円滑に進める存在です。PMO部門のメンバーとして経験を積んだ後、その知識や経験を活かしてPMOに関する改善作業を行っていきます。

PMOマネージャー

PMO担当の管理者としての役割をもち、PMOチームのマネジメントを行います。具体的には、計画の策定、予算管理、メンバーのアサイン、教育などを担当します。

PMO部門のチームの長として、チームを管理していく立場です。

体制図によって異なるPMOの立ち位置

PMOは、社内のプロジェクト全体に対して、プロジェクトマネジメント業務の支援を行います。そのため、会社組織のなかで、どのような位置づけにするのかが非常に重要です。

PMOの立ち位置についてはいくつかのタイプがあるため、それぞれについてご説明します。タイプごとにメリットとデメリットがあるので、企業ごとの仕事のやり方や組織のあり方に適したタイプを選んでみてください。

全社型

全社型とは、複数ある部門やプロジェクト全体に関わる形です。複数の部門やプロジェクトが経営部門の下に所属しており、それらの部門やプロジェクトとは独立してPMOが存在します。

このタイプの場合、すべての部門やプロジェクトに関わるため、作業量が多く、目が行き届きにくいというデメリットがあります。しかし、PMOに関する情報が集約され、作業を効率よく行えるのがメリットです。PMOチームが全社に関わる必要があるため、他部署との連携を強めていく必要があります。

プロジェクト事務局型

すべての部門やプロジェクトに、PMO担当を置く形式です。

それぞれにPMO支援担当が所属しているため、支援がいきわたりやすいというメリットがあります。ただし、PMO担当が別々に作業を行うので、支援内容の横展開がいきわたらない可能性もあります。また、すべての部門やプロジェクトに担当者が必要なので、必要な人員が多いのもデメリットです。

ハイブリッド型

ハイブリッド型は、全社型とプロジェクト事務局型のよいところをとる形です。各部門やプロジェクトにPMO担当を置き、それとは別にPMO業務を集約する部門を配置します。そうすることで、すべての部門やプロジェクトにPMO支援がいきわたりやすく、中央のPMO部門が支援内容を統括できます。

このタイプの場合、全社型とプロジェクト事務局型の両方のメリットを得られるでしょう。ただし、多くの人員が必要というデメリットもあります。

PMOを導入するメリット

PMOによって、どのようなメリットを得られるのかをご説明します。

現場の負担を軽減できる

PMOがないと、各プロジェクトのコアメンバーがPMの補佐としてマネジメント業務を担う必要があります。具体的には、チームメンバーの教育、データの収集や情報共有、経費管理、勤怠・稼働管理など、多くの仕事をこなさなければなりません。

コアメンバーは多忙で、重要な意思決定や改善作業、管理作業などをもともと担当しています。とくに意思決定や改善作業は、コアメンバーの中核の業務であり、それぞれの作業を熟知したコアメンバーにしかできない仕事でもあります。

本来、コアメンバーは業務遂行に専念すべきなのに、プロジェクトマネジメント業務に忙殺されてしまうことも多いでしょう。そして、コアメンバーだけでなく、チームメンバーにしわ寄せがいくこともあります。そこで、PMO担当が別に存在し、PMO業務の支援を受けられれば、現場の負担は大幅に軽減されるはずです。

意思決定のスピード・精度が向上する

プロジェクトマネジメントには情報の収集や分析が不可欠ですが、これを経験豊富なPMやコアメンバーが担当することが多く、PMOの支援がないと重要なメンバーに作業が集中してしまいます。その結果、本来の業務における重要な意思決定に費やすリソースが足らなくなってしまうでしょう。

PMO部門による支援があれば、PMやコアメンバーは、コア業務の意思決定に注力できます。その結果、各プロジェクトの生産性が向上し、企業全体の競争力が高まるでしょう。

企業の内部事情に左右されにくくなる

たとえば、PMやコアメンバーが、自分の考え方を説明していく過程でチームの文化や風潮などが形成されていきます。しかし、担当者によっては力関係が生じてしまい、あの人には話しにくいなどと感じる場合もあるかもしれません。

そこで、独立した部門のPMO担当者がマネジメントを支援することで、そのような個別の事情とは関係なく、情報収集が進められるでしょう。

PMOの導入における課題

PMOを導入すると多くのメリットを得られますが、一方で課題もあります。ここでは、PMO導入における課題についてご説明するので、導入する際の参考にしてみてください。

PMOとPM・プロジェクトメンバーの関係性

PMO部門の担当者と、各プロジェクトのPMやプロジェクトメンバーとの関係性を良好に保つ必要があります。

PMOの仕事は、各プロジェクトのメンバーからすれば「また、めんどうなことをいわれたよ」「忙しいのにやりたくない」などとなりがちです。PMOからは「今後はこの様式に従って報告すべし」「不具合の再発防止策を出せ」などの追加作業が発生することが多いからです。本来の仕事を遂行しているなかで、別部門の担当者からいわれると、作業が増えたと感じてしまうのは無理もありません。

そのため、PMO部門と各担当者が対立してしまうことが多く、PMO部門の担当者はむずかしい立場にあるといえるでしょう。そこで、PMO担当と各部門の担当者の関係性を良好に保つ必要があります。PMO担当にコミュニケーションスキルの高い人員を配置する、各部署に理解を求める周知を行うなどの対策が必要です。

費用対効果

PMO担当を置くことで、どの程度の費用対効果が生まれるかをつねに意識しておく必要があります。

PMO担当部署を設立するためには、相応の人員とコストが必要です。しかし、コストをかけてPMO部門を設置しても、効果が得られない場合は無駄になってしまいます。

そのため、PMO担当を置いたことで、どのような効果が得られたのかを評価する必要があります。各プロジェクトの生産性はどの程度あがったのか、ミスや不具合は減ったかなどを評価しましょう。その結果、PMO担当の活動の改善点なども見えてくるはずです。

PMOへの過度な依存

PMO担当を設置したからといって、過度に依存するのは問題です。

各プロジェクトで、PMOにマネジメント業務や改善業務を丸投げしてしまうと、PMO担当の業務があふれてしまいます。その結果、求めるレベルのマネジメント業務を受けられなくなってしまうでしょう。また、各プロジェクトが対応すべきことを行わないと、作業品質が下がってしまうことも考えられます。

各プロジェクトとPMOの業務の線引きをはっきりさせ、適切な分担を行う必要があります。

まとめ

この記事では、PMOの種類、メリット、デメリットなどについて解説しました。

PMO担当を企業内に置くことで、各担当の負担を軽減でき、意思決定のスピードや精度が向上するなどのメリットを得られます。社内でPMやコアメンバーがマネジメント業務に追われている場合には、PMOの設置を検討してみてはいかがでしょうか？

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引用元：

日本PMO協会｜PMOとは？

監修

株式会社SHIFT
「ヒンシツ大学」クオリティエヴァンジェリスト　永井敏隆

大手IT会社にて、17年間ソフトウェア製品の開発に従事し、ソフトウェアエンジニアリングを深耕。SE支援部門に移り、システム開発の標準化を担当し、IPAのITスペシャリスト委員として活動。また100を超えるお客様の現場の支援を通して、品質向上活動の様々な側面を経験。その後、人材育成に従事し、4年に渡り開発者を技術とマインドの両面から指導。2019年、ヒンシツ大学の講師としてSHIFTに参画。

担当講座

・コンポーネントテスト講座
・テスト自動化実践講座
・DevOpsテスト入門講座
・テスト戦略講座
・設計品質ワークショップ
など多数

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ヒンシツ大学とは、ソフトウェアの品質保証サービスを主力事業とする株式会社SHIFTが展開する教育専門機関です。
SHIFTが事業運営において培ったノウハウを言語化・体系化し、講座として提供しており、品質に対する意識の向上、さらには実践的な方法論の習得など、講座を通して、お客様の品質課題の解決を支援しています。
https://service.shiftinc.jp/softwaretest/hinshitsu-univ/
https://www.hinshitsu-univ.jp/
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この記事を書いた人

著者株式会社SHIFT　マーケティンググループ

SHIFTは「売れるサービスづくり」を得意とし、お客様の事業成長を全力で支援します。無駄のないスマートな社会の実現に向けて、ITの総合ソリューションを提供する会社です。

サービスサイト：https://service.shiftinc.jp/
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X（旧Twitter）：https://twitter.com/SHIFT_cp

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