RPAを活用してできることは？事例や進めるうえでのポイントを解説

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、これまで人がPCなどで行っていた定型作業を、ソフトウェアのロボットが代わりに実行する仕組みのことです。RPAを導入することで、業務の生産性の向上やヒューマンエラーの削減などの効果が期待できます。

近年、多くの企業で「RPA活用」が急速に広がっています。その背景には、単なる業務効率化だけではなく、企業経営そのものに関わる環境変化があるのです。

ここではいま、RPA活用が注目されている背景について解説します。

・人手不足の深刻化
少子高齢化により労働人口は減少しており、特に接客や現場業務、体力を要する職種では人手不足が深刻化しています。一方で、バックオフィス業務は比較的人材を確保しやすい傾向があるものの、企業側のコスト管理や配属枠の制約により、業務量に対して十分な人員配置が追いついていないケースも少なくありません。

さらに、コンプライアンス対応やデータ管理の高度化により事務作業は増える傾向にあり、現場では限られた人員で効率的に業務を回す工夫や改善が求められています。そのため、人に依存した体制では将来的な業務継続に不安があるという企業も多いでしょう。

・DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れ
企業が競争力を維持するには、新規事業創出や顧客体験の向上など「付加価値の高い業務」に人材を振り向ける必要があります。しかし現実では、入力作業や確認作業などの定型業務に多くの時間が割かれています。RPAはこうした作業を自動化し、人材をより戦略的な業務へシフトさせるための基盤技術として注目されています。

・コスト構造見直しの重要性
人件費は固定費であり、景気変動に合わせて柔軟に調整するのがむずかしい費用です。RPAは一度仕組みを構築すれば、24時間稼働でき、作業量が増えても追加コストを抑えやすい特徴があります。業務量の波がある企業にとっては、コストの変動リスクを抑える手段にもなります。

・ヒューマンエラーの削減
手作業による入力ミスや確認漏れは、金銭的損失だけでなく、信用問題に発展することもあります。RPAは決められた手順を正確に繰り返すため、品質の安定化に寄与します。

ここまでの内容をまとめると、RPAは単なる「便利な自動化ツール」にとどまらず、

・人手不足への対応
・DX推進の土台づくり
・コスト最適化
・業務品質の向上

などの、経営課題の解決に直結する施策として位置づけられているのです。だからこそ今、多くの企業でRPA活用が本格的に検討・導入されています。

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RPAは「一部の専門業務だけの技術」ではありません。実際には、ほぼすべての部門に存在する「定型・繰り返し業務」を対象に活用できます。経営層にとって重要なのは、RPAが「特定部署の効率化ツール」ではなく、「全社の生産性構造を変える手段」だという点です。

多くの企業では、業務が属人化し、見えない形で非効率が積み重なっています。RPA活用を進める過程で業務フローを可視化することで、無駄や重複も同時に整理され、業務標準化にもつながります。

ここでは、実際にRPAで実現できる主な業務領域をご紹介します。

インターネット上の情報収集や、データの照合・確認作業はRPAの代表的な活用分野です。

たとえば、

・口コミ情報の定期取得
・競合他社の価格調査
・入金データと売掛金データの照合
・文章やデータの形式・内容のルールに基づく正誤確認

などの作業は、人が行うと時間がかかり、抜け漏れが発生しがちです。RPAは複数のサイトから必要な情報を定期的に取得したり、財務データ同士をルールに沿って照合したり、あらかじめ設定した条件に沿ってデータを照合・抽出したりできます。これにより、調査業務の負担軽減と情報の網羅性、正確性の向上が同時に実現します。

RPAがもっとも効果を発揮するのが「入力作業」です。

・メールやPDFからデータを読み取りシステムへ登録
・複数システムへの二重入力
・Excelやスプレッドシートへの転記

などの作業は単純ですが工数が大きく、ヒューマンエラーの温床でもあります。RPAを活用すれば、収集したデータを自動で各システムへ登録でき、作業時間とミスを大幅に削減できます。

定期報告書や帳票作成も自動化対象です。

・日報や週報の作成
・売上レポートの集計
・広告費用対効果の分析資料
・Webアナリティクスレポート

これらはデータ収集→集計→フォーマットへの反映という定型手順が多く、RPAと相性がよい業務です。自動化により、担当者は「資料作成」ではなく「内容の分析・改善検討」に時間を使えるようになります。

経理業務はRPA導入効果が特に高い領域です。

・請求書の作成・発行
・入金消込
・経費精算の承認処理
・仕訳データの登録

などは金額や日付など明確なルールがあるため、自動化に適しています。処理スピード向上だけでなく、監査対応のログ管理にも役立ちます。

人事部門にも定型業務は多く存在します。

・勤怠データの集計
・人事評価結果の集計
・入退社手続き
・各種案内メール送付

これらを自動化することで、担当者は採用戦略や人材育成などのコア業務に集中できます。

販売・物流領域でもRPA導入の効果は大きいです。

・在庫数の更新
・出荷予定数の通知
・複数システムへの商品登録
・売掛金入金確認や消込処理

このようなスピードが求められる業務を自動化することで、機会損失や登録ミスを防げます。

社内外の問い合わせ対応もRPA導入の対象になります。

・問い合わせ内容に応じた自動返信
・担当部署への振りわけ通知
・進捗状況の定期連絡

このような業務において対応のスピードと均質化が図れ、顧客満足度向上にもつながります。

このようにRPAは、部門横断で幅広い業務に適用可能です。共通するのは「ルールが決まっている」「繰り返し発生する」業務であること。ここに着目することが、RPA活用成功の第一歩です。

ここでは、実際の業務にRPAを活用した具体例を紹介します。いずれも特別な業務ではなく、多くの企業に共通する「時間がかかるが付加価値が低い業務」です。RPA導入のヒントは、まさにこのような身近な業務にあります。

大企業になるほど、交通費精算の件数は膨大になります。たとえば、申請内容と実際の経路・料金を照らし合わせる作業は単純ですが、確認に多くの時間がかかってしまうでしょう。

RPAを活用し、申請された区間とインターネット上の経路検索結果を自動照合する仕組みを構築した事例があります。金額やルートが規定と異なる場合は申請者へ自動通知し、問題がなければ承認処理や帳票出力まで自動で進みます。

その結果、チェック作業時間が大幅に削減され、担当者は不正防止や制度改善など、より重要な業務に時間を使えるようになりました。

受注業務では、注文内容を確認し、条件によっては人の判断が必要になるケースがあります。これまでは担当者が内容を見て振りわけ、関係部署へ通知していました。

RPAを導入し、受注データを自動取得したうえで、あらかじめ設定した基準に基づき「自動処理」「要確認」に分類。要確認案件のみ担当者へ通知する仕組みに変更しました。

これにより、単純な確認・振りわけ作業が減り、処理スピード向上とヒューマンエラー削減が実現しました。

入札情報や公開情報の確認は、複数サイトを定期的に巡回する必要があり、大きな手間となっていました。

RPAが各サイトを自動巡回し、条件に合致する情報を抽出して一覧化、関係者へ共有する仕組みを構築。これにより、確認作業の時間が削減されるとともに、情報取得の抜け漏れも防止できます。

結果として、入札情報収集、確認のための時間削減につながり、必要な情報をすぐに得られるようになりました。

営業日報は作成に時間がかかる一方、十分に活用されていないケースが少なくありません。

RPAで日報データを自動収集し、必要な項目を抽出・集計。改善点や顧客の不満などの情報をAIと連携して抽出し、サポート部門へ共有する流れを自動化しました。

これにより、管理者の確認負担が減るだけでなく、日報データを経営判断や顧客対応改善に活かせるようになりました。

人材派遣会社では、派遣先ごとの勤怠データを回収し、Excelにまとめて顧客へ報告する作業が発生していました。

RPAが各所からデータを収集し、指定フォーマットへ自動転記、メール送信まで実施する仕組みを構築。これにより、担当者の残業時間が大幅に削減されました。

単純作業の削減とともに、報告のスピードと正確性も向上しています。

EC事業では、在庫状況を複数サイトへ反映する作業が頻繁に発生します。手作業では更新漏れや誤登録が起きやすく、機会損失の原因にもなります。

在庫管理システムのデータをもとに、各販売サイトの在庫情報をRPAが自動更新する仕組みを導入。1日に何度も行っていた更新作業の手間が削減され、正確性も向上しました。

結果として、業務負荷軽減と売上機会の最大化の両立が実現しました。

これらの事例に共通するのは、「人がやらなくてもよい作業」を見つけて任せている点です。RPAは特別な業務ではなく、日常業務のなかにこそ活用余地があります。

RPAは効果の大きい取り組みですが、導入すれば自動的に成果が出るわけではありません。成功の鍵は「ツール導入」ではなく「進め方」にあります。ここでは、経営層が押さえておきたい重要ポイントを解説します。

RPA導入ではツール選定が避けられませんが、機能一覧や価格だけで比較すると失敗しやすくなります。重要なのは「自社が何を自動化したいのか」を先に明確にすることです。

業務内容によって必要な機能は異なります。たとえば、

・Web操作は多いのか
・紙帳票の読み取りが必要か
・複数システム連携が前提か

などを整理し、必要機能を洗い出したうえで選定すべきです。目的が曖昧なまま導入すると「ツールはあるが使われない」という事態になりかねません。

RPAは全社的に展開できる技術ですが、最初から大規模に進めるとリスクが高まります。業務が複雑になるほど設計・管理コストも増加します。

まずは、

・手順が明確
・例外処理が少ない
・効果が数値で見えやすい

などの特徴がある業務からはじめることが重要です。小さな成功事例を作り、ノウハウを蓄積しながら対象範囲を広げていく進め方が、結果的に最も成功率が高い方法です。

RPAは万能ではありません。判断が多い業務や例外対応が頻発する業務は不向きな場合があります。ロボットに任せすぎると、かえって人の手戻りが増えることもあります。

大切なのは、

「ルール化できる作業＝ロボット」
「判断や対人対応＝人」

という役割分担を明確にすることです。人とロボットが補完し合う設計ができれば、業務全体の効率と品質が大きく向上します。

RPA活用の本質は「業務の再設計」です。単なる自動化ではなく、業務そのものを見直す視点を持つことが、継続的な成果につながるでしょう。

RPAは単なる業務効率化ツールではなく、企業の働き方そのものを変える経営施策の一つです。人手不足の深刻化、DX推進の加速、コスト最適化の必要性など、企業を取り巻く環境が大きく変化するなかで、RPAはこれらの課題に同時に対応できる現実的な手段として注目されています。

この記事で紹介したように、RPAが活躍できる領域は非常に広く、情報収集、入力作業、レポート作成、経理、人事、物流、問い合わせ対応まで、部門を問わず活用可能です。特別な業務ではなく、日常のなかにある「繰り返し作業」「ルールが決まっている作業」が自動化の対象になります。

また、実際の活用事例からわかるのは、RPA導入の価値が単なる時間削減にとどまらない点です。業務品質の安定化、ヒューマンエラー削減、情報共有の迅速化、さらには従業員が付加価値の高い業務へ集中できる環境づくりにもつながります。これは結果として、企業全体の競争力向上に直結します。

一方で、成功の鍵は「ツール導入」ではなく「進め方」にあります。自動化の目的を明確にし、小さな成功を積み重ね、人とロボットの役割を適切に設計することが重要です。RPAは導入して終わりではなく、業務改善を継続的に進めるための基盤なのです。

これからの企業経営においては、「人にしかできない仕事」と「ロボットに任せる仕事」を見極める視点が不可欠です。RPA活用は、その第一歩として極めて有効な選択肢といえるでしょう。

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大手IT会社にて、17年間ソフトウェア製品の開発に従事し、ソフトウェアエンジニアリングを深耕。SE支援部門に移り、システム開発の標準化を担当し、IPAのITスペシャリスト委員として活動。また100を超えるお客様の現場の支援を通して、品質向上活動の様々な側面を経験。その後、人材育成に従事し、4年に渡り開発者を技術とマインドの両面から指導。2019年、ヒンシツ大学の講師としてSHIFTに参画。

担当講座

・コンポーネントテスト講座
・テスト自動化実践講座
・DevOpsテスト入門講座
・テスト戦略講座
・設計品質ワークショップ
など多数

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ヒンシツ大学とは、ソフトウェアの品質保証サービスを主力事業とする株式会社SHIFTが展開する教育専門機関です。
SHIFTが事業運営において培ったノウハウを言語化・体系化し、講座として提供しており、品質に対する意識の向上、さらには実践的な方法論の習得など、講座を通して、お客様の品質課題の解決を支援しています。
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